Aprobado el nuevo Reglamento que establece los requisitos informáticos de facturación (Reglamento Veri*factu)
Este reglamento desarrolla lo contemplado en la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal en lo que se refiere a los procesos de facturación.
El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (BOE de 6 de diciembre), aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, conocido como "Reglamento Veri*factu".
Este reglamento desarrolla lo contemplado en la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal en lo que se refiere a los procesos de facturación para asegurar la estandarización de sistemas y programas informáticos de facturación y evitar la alteración de las facturas y facturas simplificadas una vez emitidas. Asimismo, esta norma también pretende conseguir la modernización de la dotación digital de pymes, microempresas y autónomos, a la vez que lograr una mejora en el cumplimiento tributario y en la lucha contra el incumplimiento.
1. Aspectos generales de aplicabilidad del Reglamento:
Objeto:
En su artículo 1 se define el ámbito que es afectado directamente por el Reglamento, estableciéndose que su objeto es la regulación de los requisitos y especificaciones técnicas que deben cumplir los sistemas informáticos que utilicen los que desarrollen actividades económicas cuando realicen procesos de facturación, para garantizar el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 29.2.j) de la LGT.
La norma establece que los sistemas informáticos deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Considera como sistema informático de facturación al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes acciones:
- Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.
- Conservar la información de facturación, ya sea mediante su almacenamiento en el propio sistema informático de facturación o mediante su salida al exterior del mismo en un soporte físico de cualquier tipo y naturaleza o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.
- Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se realice este proceso, pudiendo ser en el propio sistema informático de facturación o en otro sistema informático previa remisión de la información al mismo por cualquier vía directa o indirecta.
También se dispone el ámbito territorial, al establecer que es aplicable en todo el territorio español, sin perjuicio de las especialidades establecidas por los territorios forales (Pais Vasco y Navarra) de concierto y convenio económico y por la normativa específica para Canarias, Ceuta y Melilla. Se precisa en relación con los territorios forales, que el Reglamento es aplicable a los obligados tributarios cuando tengan su domicilio fiscal en territorio común.
Ámbito subjetivo de aplicación:
Los nuevos sistemas informáticos de facturación se aplicarán, aunque solamente los usen para una parte de su actividad, a:
- Los contribuyentes del impuesto sobre sociedades, excepto entidades exentas y, respecto a las entidades parcialmente exentas contiene reglas específicas ya que solamente estarán sometidas a esta obligación exclusivamente por las operaciones que generen rentas que estén sujetas y no exentas.
- Los contribuyentes del impuesto sobre la renta de las personas físicas que desarrollen actividades económicas.
- Los contribuyentes del impuesto sobre la renta de no residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
- Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.
- A los productores y comercializadores de los sistemas informáticos de facturación, en las cuestiones relativas a sus respectivas actividades de producción y comercialización de los sistemas informáticos puestos a disposición de los obligados tributarios.
Excepción: No se aplicarán a los contribuyentes que lleven los libros registros a través de la Sede electrónica de la AEAT mediante el suministro electrónico de los registros de facturación (SII).
Ámbito objetivo de aplicación:
Sin embargo, no se aplicarán los nuevos sistemas informáticos de facturación a determinadas operaciones como:
- Las establecidas a quienes tributen bajo el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA, a las operaciones por las cuales la obligación de expedir factura se entienda cumplida mediante la expedición del recibo.
- Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de sus actividades a las que sea de aplicación el régimen especial del recargo de equivalencia o por las que se encuentren acogidos al régimen simplificado del IVA o aquéllas otras autorizadas por el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT para evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades empresariales o profesionales, en relación con sectores empresariales o profesionales o empresas determinadas.
- Las relacionadas con determinadas entregas de energía eléctrica o las facturadas por la Comisión Nacional de Energía y por cuenta de distribuidores y de los productores de energía eléctrica en régimen especial o de sus representantes.
- Las documentadas en facturas por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes que se encuentren en el extranjero.
Además, se establece la posibilidad de que las personas interesadas, puedan solicitar la no aplicación de estas nuevas obligaciones a la persona titular del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la AEAT, en las siguientes circunstancias:
- En relación con sectores empresariales o profesionales o con contribuyentes determinados, cuando quede justificado por las prácticas comerciales o administrativas del sector de que se trate, o con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades económicas.
- Las operaciones respecto de las cuales se aprecien circunstancias excepcionales de índole técnico que imposibiliten dicho cumplimiento.
La resolución podrá tener carácter temporal y podrá establecer condiciones especiales para cada autorización. También podrá afectar a todas o a alguna de las nuevas obligaciones establecidas.
Se permite que las nuevas obligaciones puedan cumplirse por el destinatario de la operación o por un tercero, siempre que concurra en éste la misma condición de destinatario o tercero a efectos de facturación.
2. Sistemas informáticos de facturación
Recursos informáticos necesarios:
Los obligados tributarios pueden realizar el cumplimiento de las nuevas obligaciones utilizando las siguientes opciones:
- Un sistema informático propio, que debe contar con una declaración responsable de la que quede constancia formal, expedida por la persona o entidad productora, fabricante o desarrolladora del mismo, debiendo certificar que sus sistemas informáticos se ajustan a las normas y responden ante quienes los adquieran o utilicen para dar soporte a sus procesos de facturación, pudiendo ser solicitada por el cliente o por la Administración. Esta declaración responsable deberá constar por escrito y de modo visible. Además, incluirá los datos referentes al sistema informático, así como conocer las características de la instalación del mismo y debe contener los datos identificativos y de localización del productor del mencionado sistema informático y la fecha y lugar en que la firma.
En el supuesto de que los sistemas informáticos traten datos personales, deberán garantizar el cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
Se admite la posibilidad de utilización de un mismo sistema informático por parte de varios obligados tributarios siempre que los registros de facturación de cada uno de ellos estén diferenciados y los requisitos se cumplan por separado para cada uno de ellos.
- La aplicación informática que a tal efecto pueda desarrollar la Administración tributaria.
Requisitos de los sistemas informáticos de facturación:
Se establece que los sistemas informáticos y que se utilicen para registrar y documentar las entregas de bienes y prestaciones de servicios deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, e inalterabilidad de los registros de facturación. Además, el sistema informático deberá tener capacidad de remitir por medios electrónicos a la Administración tributaria, de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente, todos los registros de facturación generados y contar con un registro de eventos que recoja automáticamente, en el momento en que se produzcan, determinadas interacciones con dicho sistema informático, operaciones realizadas con él o sucesos ocurridos durante su uso, guardando los datos correspondientes a cada uno de ellos, que deberán poder ser consultados desde el propio sistema informático.
En los sistemas informáticos deberá encontrarse debidamente disociado el acceso a la información con trascendencia tributaria del acceso a la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la consulta y al resto de funcionalidades exigidas sobre la información de los registros de facturación y de eventos.
Registros de facturación
Se indica que el sistema informático debe generar automáticamente un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura, especificándose el contenido mínimo a generar. Así deberán incluir, entre otros datos:
- Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
- El número y, en su caso, serie de la factura.
- La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella.
- El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada.
- La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
- Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, o de otras operaciones con trascendencia tributaria.
Se establece la posibilidad de generar un registro de facturación de anulación cuando erróneamente se haya emitido una factura y sea necesario, por lo tanto, anular su correspondiente registro de facturación de alta.
Por último, se introduce la necesidad de generar huella o «hash» a los registros de facturación, así como firmarlos electrónicamente.
3. Sistemas de emisión de facturas verificables
Se establece la posibilidad al obligado tributario que utilice sistemas informáticos de facturación para que, de forma voluntaria, cumpla con ciertas especificaciones técnicas (que tienen que establecerse) de remisión inmediata y segura a la AEAT de todos los registros de facturación generados.
Se precisa que tienen la consideración de «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas VERI*FACTU», aquellos sistemas informáticos propios que sean utilizados por el obligado tributario para remitir efectivamente por medios electrónicos a la AEAT de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente todos los registros de facturación generados. Además, no tendrán la obligación de realizar la firma electrónica de los registros de facturación, siendo suficiente con que calculen la huella o «hash» de dichos registros.
Se entenderá que un obligado tributario opta por este sistema, por el hecho de iniciar sistemáticamente la remisión de registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT. Esta opción se prolongará, al menos, hasta la finalización del año natural en el que se haya producido, de forma efectiva, el primer envío de los registros de facturación.
4. Posibilidad de remisión de información por parte del receptor de la factura
Se posibilita al receptor de la factura (empresario o consumidor final) de proporcionar a la AEAT de forma voluntaria determinada información de la misma facilitando los datos contenidos en el código «QR» de la factura, sin que esta remisión de información tenga la consideración de denuncia pública.
5. Integración de los registros de facturación en los libros registro
Se prevé que antes del 1 de julio de 2025, se desarrollará la posibilidad de integrar los registros de facturación generados y remitidos a la AEAT por medio de los «Sistemas de emisión de facturas verificables» en el contenido del libro registro de facturas expedidas que se regula en el Reglamento del IVA, y, del mismo modo, se podrá desarrollar dicha posibilidad respecto de los libros registros de ventas e ingresos, y de ingresos, a que se refiere el artículo 68 del Reglamento del IRPF.
6. Entrada en vigor y efectos del Reglamento
El Reglamento entra en vigor el 7 de diciembre de 2023, debiendo tener operativos los obligados tributarios los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos exigidos antes del 1 de julio de 2025, excepto los productores y comercializadores de los sistemas informáticos de facturación que deberán tenerlos en el mercado en un plazo de 9 meses desde la aprobación de la Orden Ministerial que especifique todos los detalles técnicos del registro.
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