7 trucos que te pueden ser de utilidad para comprobar una liquidación de IVA que no cuadra

Recordemos que la obligatoriedad de presentar autoliquidaciones periódicas, según el impuesto y el obligado tributario, puede ser:

• Trimestral, para los empresarios individuales en estimación objetiva o directa, profesionales, sociedades y entes sin personalidad jurídica.
• Mensual, para aquellos empresarios individuales, profesionales, sociedades y entes sin personalidad jurídica cuyo volumen de operaciones sea superior a 6.010.121,04 euros en 2018 (grandes empresas) y para sujetos pasivos del IVA que lleven de forma obligatoria los libros registro a través de la Sede electrónica de la AEAT y las Administraciones públicas, incluida la Seguridad Social.

La presentación de una liquidación de IVA puede ser una tarea sencilla o compleja, ya que si todos los apuntes están correctamente registrados y coinciden las cifras del mayor de las cuentas de IVA con los registros de los libros de IVA, entonces la presentación será un mero trámite que se puede resolver rápidamente, pero desgraciadamente esto no es siempre así.

¿Por qué se producen diferencias entre los libros registro de IVA y los apuntes contables que forman el libro mayor?

El libro registro de IVA se forma a la vez que se realizan los apuntes contables que conforman el mayor, de manera que tendremos dos tablas independientes con información relativa al IVA, que en teoría deberían coincidir. Sin embargo, en ocasiones no coinciden, siendo los motivos por los que esto puede suceder, los siguientes:  

• Se modifica un asiento relacionado con un registro de IVA y no se actualizan correctamente los datos del libro de IVA.
• Se introducen o eliminan apuntes contables con IVA de un periodo sobre el cual ya se ha presentado la liquidación.

En el caso de que utilicemos un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), no tendremos este tipo de problemas, ya que no se pueden modificar o eliminar apuntes, debiendo realizarse un apunte con el signo contrario, por lo que los libros registro de IVA deben coincidir con los mayores contables de las cuentas de IVA.

¿Cómo se pueden detectar errores antes de presentar las liquidaciones de IVA?

Si no disponemos de un ERP y nuestro programa permite la modificación y la eliminación de apuntes, tendremos una aplicación más versátil, que nos facilitará la corrección de errores, pero por otra parte nos propiciará cometer otros, como los comentados anteriormente. Algunas comprobaciones que podemos realizar para detectar errores antes de presentar la liquidación de IVA serían:

• Comprobar que la información resumen reflejada en el libro registro de IVA del periodo que vayamos a liquidar coincide con el balance de comprobación de sumas y saldos de las cuentas contables de IVA acumulado desde el inicio del ejercicio.
• Asegurarse de que están contabilizadas todas las facturas de proveedores y acreedores. Hay facturas que pueden no haber sido recibidas, o aun habiendo sido recibidas pueden estar en revisión o pendientes de contabilización. Para asegurarse de que se han contabilizado todas las facturas con IVA soportado, se debe revisar si existen albaranes de proveedores abiertos en el programa contable, o si están físicamente sin adjuntarse a una factura. También se puede exportar el libro de facturas recibidas a Excel y mediante una tabla dinámica comprobar que están contabilizadas todas las facturas periódicas, de proveedores o acreedores que realizan facturas todos los meses.
• Asegurarse de que están contabilizadas todas las facturas emitidas. Para realizar esta comprobación también se puede revisar que no existan albaranes de clientes pendientes de facturar.
• Exportar a Excel el libro registro de facturas emitidas. Con esta exportación podemos detectar saltos de numeración o facturas duplicadas. Si nuestro programa contable permite contabilizar facturas duplicadas o huecos en los números de facturación, esta debe ser una revisión obligada. Para ello, si realizamos la exportación a Excel del libro registro de facturas emitidas, podemos introducir una fórmula de comprobación restando a un número de factura el anterior, de manera que si el resultado es diferente de “1”, debemos comprobar si tenemos un hueco de facturación o una factura duplicada, en cuyo caso el resultado será “0”. Una vez aplicadas las fórmulas, si utilizamos los filtros, visualizaremos solo los errores.
• Buscar en el libro mayor de IVA apuntes con un número de diario más alto. Es decir, si por error hemos contabilizado un apunte del mes de agosto en febrero en el libro mayor de la cuenta de IVA soportado, ese apunte tendrá un numero de diario mucho más alto que el resto de apuntes contabilizados en ese mes.
• Buscar los registros que originan las diferencias. Si existen diferencias que nos cuesta detectar, la solución final e infalible será exportar ambos listados a una hoja de cálculo, y utilizando la fórmula de la resta, ver dónde se encuentran los registros con diferencias.
• Buscar importes elevados en las cuentas de servicios exteriores. Con esta comprobación podemos detectar si se pudieran estar contabilizando como gasto partidas que debieran contabilizarse como inmovilizado, las cuales deben reflejarse en las liquidaciones de IVA como bienes de inversión.

Si tu programa contable lo permite, la realización del cierre de los periodos contables mensualmente puede soslayar errores y pérdidas de tiempo, al evitar que se puedan contabilizar apuntes con IVA en un periodo en el que ya se ha presentado la liquidación.

Nadie está libre de cometer errores, pero al igual que el entrenamiento de un deportista es un factor determinante para el éxito, la formación continua de los asesores fiscales y de los responsables de la fiscalidad de las empresas es un factor clave para minimizar sanciones, recargos y el pago de intereses de demora. Para todos aquellos interesados en ser expertos en fiscalidad y dedicarse a la asesoría de empresas, el Máster en Tributación y Asesoría Fiscal organizado por el CEF.-, Centro de Estudios Financieros, y la UDIMA, Universidad a Distancia de Madrid, es la solución a medida para las necesidades formativas de estos profesionales.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Director Administrativo y Financiero