Retiradas indebidas de dinero realizadas por el administrador de la sociedad y deducibilidad en el IS de dichas cuantías sustraídas

Los socios presentaron denuncia por dicha conducta y tratan de averiguar el tratamiento fiscal que se le pueden dar a dichas pérdidas.

En el caso analizado en esta consulta vinculante V2396/2024 de 25 de noviembre de 2024, la sociedad contribuyente está formada por cinco socios, de los cuales cuatro poseen un 24 % del capital social cada uno, y el quinto, un 4 %, quien además ocupa el cargo de administrador único de la empresa. Este último es un profesional que colaboró en la creación de la sociedad. El puesto de administrador es de carácter gratuito y no existe pacto posterior para su remuneración.

El administrador único emitió facturas a la sociedad en concepto de "actuaciones de administración", las cuales no están vinculadas a un contrato mercantil o laboral. Dichas facturas fueron emitidas para justificar retiradas de dinero realizadas bajo el concepto "pagos varios", sin proporcionar detalles adicionales. Esta conducta llevó a que el resto de los socios desaprobase su gestión, lo cesaran del cargo e interpusieran una denuncia por apropiación indebida. Además, los socios solicitaron que las facturas emitidas por el administrador se declarasen nulas al no ajustarse a la legalidad y exigieron la devolución de las cantidades retiradas sin justificar.

En este contexto, la sociedad tiene varias cuestiones relacionadas con la deducibilidad de las cantidades sustraídas y las facturas emitidas, así como el momento de imputación del gasto en el Impuesto sobre Sociedades.

• ¿Son deducibles como gasto las cantidades derivadas de las facturas emitidas por el administrador único en el Impuesto sobre Sociedades?
• En caso de que el gasto sea deducible, ¿debe imputarse al ejercicio en que se devengaron (y cobraron) las facturas o al momento en que la justicia dictamine su validez?
• Respecto a las retiradas de dinero que no cuentan con una factura justificativa, ¿pueden considerarse gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades?

Según los hechos descritos, las facturas emitidas no corresponden a contraprestaciones reales por servicios prestados, ya que:

• El cargo de administrador fue establecido como gratuito.
• No existe un contrato mercantil ni laboral que respalde la existencia de una relación profesional entre el administrador y la empresa.
• El importe de las facturas fue utilizado para justificar retiradas de dinero irregulares.

Por tanto, estas facturas no cumplen con los requisitos de la Ley 27/2014 (Ley IS) para ser consideradas un gasto deducible, ya que no existe correlación entre ingreso y gasto, ni justificación suficiente. Además, estas operaciones podrían calificarse como apropiación indebida, tal y como lo ha denunciado la sociedad.

Aunque las cantidades retiradas por el administrador no sean deducibles como gasto derivado de una prestación de servicios, sí podrían calificarse como una pérdida excepcional para la sociedad.

El ICAC establece que, de acuerdo con el principio de prudencia, cualquier riesgo conocido debe ser registrado en el ejercicio en que se produzca. Por tanto:

• La pérdida excepcional derivada de la detracción de fondos debe imputarse en el ejercicio en que se produjo el devengo, es decir, cuando el administrador retiró las cantidades de la empresa.
• En caso de que la sociedad recupere posteriormente estas cantidades (por sentencia judicial u otro medio), deberá registrarse un ingreso excepcional en el ejercicio en que se reconozca el derecho al cobro. Dicho ingreso también se imputará en la base imponible del IS del período correspondiente.

Peor en todo caso, las retiradas realizadas por el administrador sin facturas ni justificación documental no pueden considerarse como gasto deducible, ya que no cumplen con los requisitos establecidos en el art. 10.3 y 11 de la Ley IS. Estas cantidades tampoco guardan relación con los ingresos obtenidos por la sociedad ni están respaldadas por una contraprestación real.

En conclusión,

• Deducibilidad de las facturas: Las facturas emitidas por el administrador no constituyen gasto deducible, al no representar una contraprestación real ni cumplir con los requisitos establecidos en la LIS.
• Imputación del gasto: Las cantidades detraídas deben registrarse como pérdida excepcional en el ejercicio de devengo, es decir, cuando se sustrajeron los fondos. En caso de recuperación posterior, el importe deberá declararse como ingreso excepcional en el ejercicio correspondiente.
• Retiradas sin justificar: Las cantidades retiradas sin justificación no son deducibles a efectos del Impuesto sobre Sociedades, ya que carecen de documentación válida que respalde su relación con la actividad empresarial.

En definitiva, la sociedad deberá contabilizar las pérdidas derivadas de la apropiación indebida y reflejarlas en su contabilidad como gasto excepcional. Cualquier recuperación futura será tratada como ingreso, ajustándose a lo dispuesto en la normativa fiscal y contable.