Amplia consulta de la DGT sobre facturación de acuerdo con las nuevas reglas del Reglamento Veri*factu
Se detallan todas las posibilidades que se ofrecen al contribuyente, incluida la posibilidad de facturar de forma manual.
La contribuyente de la consulta vinculante V0058/2025 de la DGT, tiene la condición de empresario o profesional, lo que implica que está sujeta al IVA por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realice dentro del territorio de aplicación de este impuesto. Como parte de sus obligaciones fiscales, está obligada a expedir factura por todas las operaciones que lleve a cabo.
El Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 es aplicable a los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades que realicen operaciones sujetas y no exentas de IVA. Este reglamento regula los sistemas de facturación, especificando las condiciones y requisitos para su implementación, incluida la obligación de remitir registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma segura y verificable.
Si la contribuyente no utiliza un sistema informático de facturación y opta por un método manual (como facturas manuscritas o impresas a máquina), no está obligada a cumplir con las disposiciones del Reglamento. Sin embargo, si utiliza herramientas como hojas de cálculo o procesadores de texto, el Reglamento podría ser aplicable, ya que estos sistemas informáticos pueden servir para procesar y conservar los datos de facturación, lo que los convierte en sistemas que podrían estar sujetos a la normativa.
En caso de estar obligada por el Reglamento, la contribuyente tiene la opción de utilizar la aplicación informática que la Agencia Tributaria pondrá a disposición en su sede electrónica para cumplir con la obligación de facturación. Esto simplificaría el proceso y aseguraría el cumplimiento con las normativas fiscales vigentes.
El art. 14 del Reglamento establece que la Agencia Tributaria podrá acceder a los registros de facturación de la contribuyente, ya sea en el lugar donde se encuentre el sistema informático utilizado o en la sede electrónica. Este acceso permitirá a la AEAT verificar los registros de facturación, realizar copias y obtener información en tiempo real de los registros fiscales de la contribuyente. Sin embargo, el acceso a esta información deberá estar debidamente disociado de la posible información confidencial de la contribuyente que no sea de relevancia tributaria.
Sistema VERI*FACTU:
El sistema "VERIFACTU" permiten que los registros de facturación sean enviados de manera continua, segura y verificable a la Agencia Tributaria. Estos sistemas tienen la ventaja de que no requieren firma electrónica en los registros de facturación, sino que es suficiente con que el sistema genere una huella o "hash" de los registros. Además, si los registros de facturación ya se han enviado a la AEAT a través de un sistema VERIFACTU, la Agencia Tributaria no podrá solicitar copias adicionales de esos registros, ya que ya ha recibido la información completa y verificada.
Si la contribuyente decide utilizar el sistema VERI*FACTU, debe iniciar la remisión continua de los registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT. Esta opción deberá mantenerse durante el año natural en el que se inicie el primer envío de los registros.
Firma electrónica en los registros de facturación
La firma electrónica no es obligatoria para las facturas en sí, pero sí para los registros de facturación generados. Esto se debe a que los registros de facturación deben estar firmados electrónicamente para garantizar su autenticidad y seguridad. El sistema VERI*FACTU, sin embargo, no requiere la firma electrónica de los registros, ya que con la huella o "hash" de los registros es suficiente para garantizar su integridad y veracidad. Además, la firma electrónica de los registros se basa en un estándar técnico específico (XAdES Enveloped Signature) y debe realizarse utilizando un certificado cualificado emitido por un proveedor de confianza.
Contenido de las facturas
El art. 6 del Reglamento sobre las obligaciones de facturación regula los elementos que deben incluir las facturas. Entre los requisitos, se establece que las facturas emitidas electrónicamente deben incluir un código QR, el cual sirve para representar de manera gráfica el contenido parcial de la factura. Además, las facturas deben indicar que son "verificables en la sede electrónica de la AEAT" si los registros de facturación han sido remitidos de forma verificable.
Por lo tanto, las facturas deben cumplir con ciertos requisitos de formato, y si se utilizan sistemas informáticos para su emisión, deben incluir los detalles adicionales mencionados en la normativa, como el código QR y la referencia a su verificabilidad en la AEAT.
Exigencias para las facturas simplificadas
También se establece que las facturas simplificadas, como las de pequeña cuantía, deben cumplir con los mismos requisitos que las facturas normales, incluyendo la obligación de incorporar el código QR y la mención sobre la verificabilidad de la factura en la sede electrónica de la AEAT, en los casos en que los sistemas de facturación sean VERI*FACTU.
Conclusión
En resumen, el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 establece normas detalladas sobre los sistemas de facturación utilizados por los empresarios y profesionales. Las facturas pueden ser emitidas de forma manual, aunque los sistemas informáticos son preferibles por las ventajas que ofrecen en términos de seguridad y verificación de los registros fiscales. La contribuyente, si opta por utilizar un sistema informático para la expedición de facturas, debe asegurarse de cumplir con los requisitos establecidos por la AEAT, incluido el uso del sistema VERI*FACTU en caso de que decida seguir este camino, lo que implicaría la remisión automática de los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma segura y verificable.