Obligaciones contables y registrales en el impuesto sobre sociedades

La fiscalidad y la contabilidad de las empresas son como un matrimonio, que para que tenga éxito tienen que estar en armonía. La fiscalidad tiene que confiar en la contabilidad, ya que si la información contable no es fiable, las autoliquidaciones tributarias tendrán errores y pueden ser motivo de una inspección de Hacienda.

En este matrimonio hay que tener en cuenta una serie de obligaciones por ambas partes:

• Para cumplir con las obligaciones fiscales existen una serie de obligaciones contables y registrales por parte de la contabilidad.
• En lo que respecta a la fiscalidad de la empresa, la contabilidad tiene que estar al día y reflejar la imagen fiel de la sociedad, para que se puedan presentar las autoliquidaciones fiscales que correspondan en tiempo y forma.

¿Qué son las obligaciones contables y registrales del impuesto sobre sociedades?

En términos generales, las obligaciones contables y registrales del impuesto sobre sociedades se refieren al conjunto de deberes formales que las empresas deben cumplir en relación con la llevanza de su contabilidad y la documentación que la soporta. Estas obligaciones están establecidas en la Ley del Impuesto sobre Sociedades (LIS) y en el Código de Comercio, y tienen como objetivo garantizar la transparencia y fiabilidad de la información financiera de las empresas que sirve de base a las liquidaciones tributarias, así como facilitar el control por parte de la Administración Tributaria.

Obligaciones contables del impuesto sobre sociedades

Las principales obligaciones contables del impuesto sobre sociedades son las siguientes:

• Llevar una contabilidad ordenada y completa. La contabilidad de la empresa debe cumplir con lo siguiente:

• Ser llevada por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras.
• Debe reflejar de forma ordenada, clara, precisa y concisa todas las operaciones realizadas por la empresa durante el ejercicio fiscal.
• Se deben utilizar los libros contables obligatorios, así como los sistemas y procedimientos de registro y control que sean necesarios.

El Código de Comercio indica que todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.

• Libros contables obligatorios. La normativa mercantil exige la llevanza de los siguientes libros de contabilidad:
  
  
  • Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Se abrirán con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.
  • Libro Diario. Registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.

El artículo 27 del Código de Comercio establece que los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil.

• Formular y presentar las cuentas anuales. Al finalizar cada ejercicio fiscal, las empresas deben formular las cuentas anuales, que comprenden el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de flujos de efectivo, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria. Las cuentas anuales deben ser depositadas en el Registro Mercantil sirviendo de base para la determinación de la base imponible del impuesto sobre sociedades.

• Conservar la documentación contable. La documentación contable, incluyendo los libros contables, facturas, contratos y demás documentos que soporten las operaciones de la empresa, debe ser conservada teniendo en cuenta lo siguiente:
  
  
• Artículo 30 del Código de Comercio. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
• Plazo de prescripción de la Administración para determinar la deuda tributaria. Este plazo es de 4 años, por lo que puede ocurrir que el derecho de la Administración para regularizar un impuesto esté prescrito, pero todavía el empresario deba conservar los libros de contabilidad y demás documentación relacionada con los mismos.

Debe tenerse en cuenta que las comprobaciones e investigaciones podrán extenderse a ejercicios prescritos cuando los hechos surtan efectos fiscales en periodos no prescritos (art. 115 LGT) y que, en el caso de la compensación o deducción de determinados créditos fiscales, la Administración dispondrá de 10 años para comprobar la procedencia de la compensación o deducción originada (art. 66 bis.2 LGT).

Determinación de la base imponible del impuesto sobre sociedades partiendo de la contabilidad

Para determinar la base imponible del impuesto sobre sociedades debe partirse del resultado contable.

En el artículo 10.3 de la LIS se indica que la base imponible se calculará, corrigiendo, mediante la aplicación de los preceptos establecidos en la LIS, el resultado contable.

Por tanto, los aspectos no regulados en la LIS no serán objeto de corrección, integrándose en la base imponible en la forma prevista por la normativa contable.

Otro ejemplo de la importancia de la contabilidad en el impuesto sobre sociedades es el artículo 11.3 de la LIS, que dispone que para que un gasto sea deducible es necesario que esté contabilizado. En concreto, se indica que no serán fiscalmente deducibles los gastos que no se hayan imputado contablemente en la cuenta de pérdidas y ganancias o en una cuenta de reservas si así lo establece una norma legal o reglamentaria. La única excepción es la relativa a los elementos patrimoniales que puedan amortizarse libremente o de forma acelerada y demás supuestos en los que la normativa expresamente indique que no es necesaria su imputación contable.

Una vez realizados los ajustes fiscales al resultado contable, para determinar la base imponible del impuesto sobre sociedades, el importe resultante deberá minorarse por la compensación de bases imponibles negativas de periodos impositivos anteriores.

Para la determinación de la base imponible se pueden usar los siguientes métodos:

• Con carácter general, la base imponible se determinará por el método de estimación directa, es decir, partiendo de la contabilidad.
• El método de estimación objetiva (signos, índices o módulos) se aplicará cuando la LIS determine su aplicación.
• El método de estimación indirecta se aplicará cuando la Administración tributaria no pueda disponer de los datos necesarios para la determinación completa de la base imponible.

Una vez determinado el importe del impuesto sobre sociedades, este dato se traslada a contabilidad para su correcto registro contable.

Por lo tanto, el cumplimiento de las obligaciones contables y registrales del impuesto de sociedades es esencial para las empresas, ya que el incumplimiento de las estas puede acarrear sanciones administrativas e incluso penales. Para garantizar su correcto cumplimiento, es recomendable que las empresas se asesoren por profesionales expertos en contabilidad y fiscalidad.

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José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Colaborador del CEF.-