5 preguntas básicas cuyas respuestas debes conocer sobre la obligación de facturación y la deducibilidad de las facturas

La correcta emisión de las facturas a los clientes, así como el correcto registro y documentación de las facturas de los proveedores y acreedores que permita la deducción del gasto, así como soportar el IVA a deducir del IVA repercutido, es una tarea que a priori puede parecer sencilla, pero que tiene bastante más miga de la que parece.

¿Quiénes están obligados a expedir factura y cuáles son las excepciones a la obligación de facturar?

Los empresarios y profesionales están obligados a expedir factura y copia de esta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en desarrollo de su actividad, y a conservar copia de la misma. También deben expedir factura en los supuestos de pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas.
En todo caso, los empresarios y profesionales están obligados a emitir una factura en los siguientes supuestos:

• Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.
• Cuando el destinatario de la obligación así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
• Exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas en tiendas libres de impuestos).
• Entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
• Cuando el destinatario sea una Administración pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.
• Determinadas entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición, cuando aquella se ultime en el territorio de aplicación del impuesto.
• Ventas a distancia y entregas de bienes objeto de Impuestos Especiales, cuando se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.

En los supuestos de inversión del sujeto pasivo, si la operación es realizada por un empresario o profesional no establecido en la Comunidad, el destinatario deberá conservar el justificante contable de la operación; si la operación se realizase por un sujeto pasivo establecido en la Comunidad, el destinatario tendrá que estar en posesión de la factura original expedida por el proveedor.
En relación con la obligación de facturar, hay que considerar las excepciones a la obligación de facturar, por las siguientes operaciones:

• Las operaciones exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido, salvo algunas excepciones.
• Las operaciones a las que sea de aplicación el Régimen especial del Recargo de Equivalencia.
• Las realizadas por empresarios o profesionales por actividades por las que se encuentren acogidos al régimen simplificado del impuesto, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.
• Aquellas otras en las que así se autorice por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Tributaria en relación con sectores empresariales o profesionales o empresas determinadas, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades empresariales o profesionales.
• Las operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de las actividades que se encuentren acogidas al Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca.
• Las operaciones financieras y de seguros, cualquiera que sea la naturaleza del destinatario incluso si este actúa como empresario o profesional.

¿Cómo estar al día sobre los cambios en materia legislativa en relación con las obligaciones de facturación?

No es extraño que se produzcan cambios normativos en relación con la facturación, los cuales obligan a los responsables de administración y asesores de empresas a actualizar sus conocimientos en relación con el IVA de las facturas y con las obligaciones de facturación. El último cambio normativo en relación con la facturación de las empresas ha sido desgranado en diferentes artículos por el Centro de Estudios Financieros, destacando por su profundidad el artículo de Antonio Longás Lafuente “Análisis de las modificaciones introducidas en el IVA por la Ley 28/2014, de reforma de la Ley 37/1992, y de otras modificaciones relativas a este impuesto”. Además, para una mayor claridad, se pueden consultar en los siguientes cuadros comparativos las modificaciones efectuadas:

• Cuadro comparativo modificaciones Reglamento de IVA
• Cuadro comparativo modificaciones Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria…
• Cuadro comparativo modificaciones Reglamento de facturación

Por otra parte, en Normacef se recoge toda la legislación que afecta a la obligación de facturación, así como los cambios normativos que puedan producirse. La obligación de facturar de los empresarios y profesionales se recoge en el artículo 29.2 e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, en el artículo 164, apartado Uno, número 3º de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido (BOE de 29 de diciembre de 1992), y en el artículo 2.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación aprobado por el artículo primero del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

¿Puede expedir facturas el destinatario de una operación en nombre del empresario que realiza la venta de la mercancía o la prestación del servicio?

Esto, que en principio puede parecer extraño, es más habitual de lo que parece, de manera que, por poner varios ejemplos, las grandes cadenas de alimentación es relativamente habitual que emitan cargos por cuenta de sus proveedores, por penalizaciones, manipulación de mercancía, gastos operativos, publicidad, etc.; otro ejemplo sería el de colaboraciones esporádicas de profesionales cuya prestación de servicios requiere la obligación de la expedición de una factura, pero que el destinatario del servicio emite en su nombre.
El artículo 5 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación establece que los documentos de facturación que debe expedir un empresario o profesional pueden ser confeccionados materialmente por un tercero o por el propio destinatario de la operación, es decir, el cliente. En cualquier caso, el expedidor de la factura, y responsable del cumplimiento de la obligación, sigue siendo el empresario o profesional que realiza la operación, por lo que serán sus datos identificativos los que se consignen en el documento.
La obligación de expedir factura podrá ser cumplida por los empresarios o profesionales o sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido, mediante la contratación de terceros a los que encomienden su expedición.
En cualquier caso, la norma establece una serie de requisitos para el caso de que sea el destinatario de las operaciones el que confeccione la factura, que conviene conocer.

¿Qué tipos de facturas existen?

Hay solo dos tipos de facturas, la factura simplificada que sustituye a los tiques y la factura completa.
Se podrá expedir factura simplificada en los siguientes supuestos:

• Facturas cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido).
• Facturas rectificativas.
• Los supuestos autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria.
• Operaciones en las que el Reglamento de facturación anterior, aprobado por el Real Decreto 1496/2003, permitía la expedición de tiques (operaciones que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido).

¿Qué datos y requisitos deben contener las facturas?

La normativa establece una serie de datos que toda factura debe tener, como número y serie, fecha de expedición, NIF, nombre y apellidos o  denominación social del expedidor, etc.
Hay que distinguir entre las facturas simplificadas y las completas, ya que las primeras tienen menos exigencias.
No obstante, el Departamento de Gestión Tributaria podrá exigir en determinadas circunstancias la inclusión de menciones adicionales que, en ningún caso, podrán exceder de las exigidas para la factura completa.
Además de estas preguntas básicas, para profundizar en el conocimiento de las consecuencias fiscales y contables de las facturas como documentos que permiten justificar los gastos y deducciones de los empresarios y profesionales, así como para conocer el soporte documental correcto de las facturas para su posterior deducibilidad y si las facturas emitidas y soportadas se adecuan a los requisitos del reglamento de facturación, el Centro de Estudios Financieros pone a disposición de los asesores de empresas, responsables de administración, responsables de facturación y directores financieros, el Curso Monográfico sobre Facturación e Impuestos, el cual se desarrollará desde una doble perspectiva, una teórica, para dar a conocer la regulación legal de las obligaciones de facturación, y otra práctica, con el fin de conocer las distintas situaciones reales que se puedan contemplar en las normas.

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga
Director Administrativo y Financiero (CFO)